7 nejčastějších chyb v pracovních smlouvách malých firem

Podepisování pracovní smlouvy – pozor na chyby v pracovní smlouvě (ilustrační foto).

Chyby v pracovní smlouvě mohou malým firmám způsobit vážné právní komplikace a finanční ztráty. Pracovní smlouva je dokument, kterým se zakládá pracovní poměr mezi zaměstnancem a zaměstnavatelem – tedy stanovuje vzájemná práva a povinnosti v zaměstnání. Pro malé podniky je kvalitní pracovní smlouva obzvlášť důležitá, protože každá chyba může vést k problémům, jako jsou spory se zaměstnanci nebo pokuty od úřadů. Následující článek představuje sedm nejčastějších chyb, kterých se malé firmy dopouštějí při uzavírání pracovní smlouvy, a radí, jak se jim vyhnout. Zároveň se dozvíte, jak si můžete nechat vaši pracovní smlouvu rychle a levně zkontrolovat pomocí online nástroje.

Kdy se používá

Pracovní smlouva se používá vždy, když firma přijímá nového zaměstnance do pracovního poměru. Jde o základní dokument, bez kterého nemůže legálně vzniknout zaměstnanecký vztah. Smlouva by měla být uzavřena před nástupem zaměstnance do práce (nejpozději v den nástupu) a musí mít písemnou formu. Každá smluvní strana – zaměstnanec i zaměstnavatel – obdrží jedno podepsané vyhotovení. I v malé firmě s jedním nebo pár zaměstnanci je pracovní smlouva nezbytná; nahrazení písemné smlouvy pouhou ústní domluvou je nepřípustné a riskantní.

Povinné náležitosti

Každá pracovní smlouva musí obsahovat několik zákonem stanovených náležitostí. Pokud některá chybí, smlouva může být neplatná. Zejména je třeba uvést:

• Druh práce – konkrétní pracovní pozici nebo činnost, kterou bude zaměstnanec vykonávat.
• Místo výkonu práce – místo či místa, kde bude zaměstnanec práci vykonávat (např. adresa provozovny).
• Den nástupu do práce – datum, kdy pracovní poměr začíná (při smlouvě na dobu určitou i datum ukončení).

Bez uvedení druhu práce, místa výkonu a dne nástupu je pracovní smlouva podle zákoníku práce neplatná. Kromě těchto tří bodů by měla smlouva samozřejmě obsahovat identifikační údaje obou smluvních stran (zaměstnance a zaměstnavatele) a podpisy obou stran. Mzda sice není povinnou náležitostí pracovní smlouvy, ale zaměstnavatel má povinnost písemně informovat zaměstnance o způsobu odměňování a termínu výplaty, pokud tyto údaje nejsou přímo ve smlouvě uvedeny.

Časté chyby

I přes zdánlivou jednoduchost mohou malé firmy při sepisování pracovní smlouvy udělat řadu chyb. Zde je sedm nejčastějších:

1. Smlouva jen ústně nebo podepsaná pozdě

Jednou z nejvážnějších chyb je nepodepsat pracovní smlouvu včas nebo ji vůbec neuzavřít písemně. Někdy se majitel malé firmy spokojí s ústní dohodou a formality chce „vyřešit později“. Takový postup je však v rozporu se zákoníkem práce – pracovní smlouva musí být uzavřena písemně a nejpozději v den nástupu zaměstnance do zaměstnání. Pokud zaměstnanec nastoupí bez písemné smlouvy, vznikají nejasnosti, zda pracovní poměr skutečně platí, a obě strany jsou vystaveny nejistotě i riziku sankcí.

Špatně: Zaměstnanec nastoupí do práce na základě pouze ústní domluvy s tím, že „papíry se dodělají později“.

Správně: Před nástupem (nebo nejpozději v den nástupu) obě strany podepíší písemnou pracovní smlouvu ve dvou vyhotoveních – jedno pro zaměstnance, jedno pro zaměstnavatele.

Podpis smlouvy až po nástupu zaměstnance může například zneplatnit sjednanou zkušební dobu a vystavit firmu riziku pokuty při kontrole inspektorátu práce. Proto nikdy nezačínejte spolupráci bez řádně podepsané smlouvy.

2. Chybějící důležité náležitosti smlouvy

Některé malé firmy v pracovní smlouvě opomenou uvést všechny podstatné informace. Pokud ve smlouvě chybí druh práce, místo výkonu nebo den nástupu, smlouva nesplňuje zákonné požadavky. Zaměstnavatelé někdy tyto údaje vynechají v domnění, že „se to přece rozumí samo sebou“, nebo je uvedou nepřesně.

Špatně: Ve smlouvě není vůbec uvedeno konkrétní místo výkonu práce ani přesné datum nástupu (např. je uvedeno jen „dnem podpisu“).

Správně: Smlouva explicitně obsahuje druh práce (např. „administrativní pracovník“), místo výkonu práce (např. konkrétní adresa pracoviště) a den nástupu (konkrétní datum).

Chybějící klíčové náležitosti mohou vést k neplatnosti smlouvy a vážným problémům – například pokud by došlo ke sporu nebo kontrole, smlouva by mohla být považována za neuzavřenou. Proto vždy zkontrolujte, že tyto základní údaje smlouva obsahuje.

3. Vágní vymezení druhu práce

Další častou chybou je příliš obecný popis pracovní pozice. Pokud je ve smlouvě druh práce definován vágně (například jen jako „administrativní pracovník“ bez upřesnění), může to vést k nejasnostem ohledně pracovních náplní a očekávání. Zaměstnanec pak může být nucen vykonávat i činnosti, se kterými původně nepočítal, nebo naopak odmítat úkoly, o nichž tvrdí, že „nejsou v popisu práce“.

Špatně: „Druh práce: administrativní činnost.“ (příliš obecné vyjádření, které může zahrnovat cokoliv)

Správně: „Druh práce: administrativní pracovník – správa zákaznické databáze a vyřizování objednávek.“ (konkrétnější popis pozice)

Upřesněním druhu práce v pracovní smlouvě obě strany předem vědí, jaká práce bude vykonávána. Zaměstnanec tak má jasnější představu o svých povinnostech a zaměstnavatel se vyhne situaci, kdy by zaměstnanec odmítal vykonávat určité úkoly s odkazem na nejasnou formulaci smlouvy.

4. Neurčené nebo příliš široké místo výkonu práce

Podobně problematické je, když pracovní smlouva neobsahuje konkrétní místo výkonu práce, nebo je toto místo vymezeno příliš široce. Například uvést do smlouvy jako místo výkonu práce celou Českou republiku či „pobočky firmy“ může vypadat flexibilně, ale pro zaměstnance to znamená, že může být vyslán kamkoliv. Malé firmy někdy tuto formulaci použijí, aby si usnadnily případné přesuny pracovníka mezi pobočkami nebo projekty, avšak zaměstnanec pak může být nemile překvapen.

Špatně: „Místo výkonu práce: Česká republika.“ (zaměstnanec by mohl být vyslán na práci kdekoliv v rámci státu)

Správně: „Místo výkonu práce: Brno, Hlavní 123“ (konkrétní adresa) nebo případně více konkrétních míst s uvedením, které z nich je pravidelné pracoviště.

Přesné určení místa výkonu práce chrání zaměstnance před neočekávaným dlouhým dojížděním či stěhováním za prací. Pokud je potřeba sjednat více míst výkonu (např. u mobilních pozic), je vhodné uvést i takzvané pravidelné pracoviště pro účely cestovních náhrad. Malé firmy by měly místo výkonu práce formulovat co nejkonkrétněji a vyhnout se příliš obecným údajům.

5. Chyby ve sjednání zkušební doby

Zkušební doba je užitečná pro obě strany, ale musí být správně sjednána. Malé firmy chybují například tím, že zkušební dobu zapomenou uvést písemně už do pracovní smlouvy a snaží se ji doplnit dodatečně – což je neplatné. Dalším omylem může být sjednání delší zkušební doby, než dovoluje zákon, nebo neznalost pravidla, že zkušební doba nesmí být delší než polovina doby trvání pracovního poměru (u smluv na dobu určitou).

Špatně: „Zkušební doba: 3 měsíce.“ (ujednáno až dodatečně po nástupu zaměstnance, což činí zkušební dobu neplatnou)

Správně: „Zkušební doba: 3 měsíce.“ (sjednáno písemně v rámci pracovní smlouvy nejpozději v den nástupu do práce)

Dále je nutné dodržet maximální délku zkušební doby stanovenou zákoníkem práce. Od roku 2025 může být zkušební doba až 4 měsíce (u vedoucích pozic až 8 měsíců). Při kratších pracovních poměrech nesmí zkušební doba přesáhnout polovinu sjednané doby trvání poměru. Také platí, že pokud zaměstnanec během zkušební doby onemocní nebo má jinou celodenní překážku v práci, zkušební doba se o tuto dobu automaticky prodlužuje. Malý zaměstnavatel by měl všechny tyto podmínky znát a dodržet je, jinak ztrácí výhodu možnosti snadného ukončení poměru ve zkušební době.

6. Nesprávná práce s dobou určitou

Chyby se často objevují i při sjednávání pracovního poměru na dobu určitou. Malé firmy mohou opomenout uvést koncové datum trvání smlouvy, čímž se ze smlouvy fakticky stává smlouva na dobu neurčitou (pokud není jasně stanoveno, do kdy poměr trvá). Dalším rizikem je řetězení smluv na dobu určitou nad povolený rámec. Zákoník práce umožňuje opakovat pracovní poměr na dobu určitou maximálně dvakrát, a to celkově na dobu nepřesahující tři roky. Třetí prodloužení v řadě nebo překročení tří let má za následek, že se pracovní poměr automaticky změní na dobu neurčitou.

Špatně: Firma uzavře se zaměstnancem postupně tři krátké pracovní smlouvy na dobu určitou a po uplynutí té poslední nechá zaměstnance dále pracovat bez prodloužení či nové smlouvy.

Správně: Firma sleduje počet a délku uzavřených smluv na dobu určitou. Například pokud zaměstnanec pracuje na dobu určitou 3 roky a smlouva byla už dvakrát prodloužena, ví, že jakékoliv další prodloužení by již znamenalo automatický přechod na dobu neurčitou. Pokud firma zaměstnance po uplynutí sjednané doby zaměstnává dál (s vědomím zaměstnavatele), bere na vědomí, že tím vzniká pracovní poměr na dobu neurčitou.

Malé podniky často nejsou obeznámeny s těmito omezeními a mohou nevědomky vytvořit zaměstnanci nárok na trvalý pracovní poměr. Je proto důležité hlídat si data ukončení smluv na dobu určitou a případně včas rozhodnout o dalším postupu (ukončení spolupráce, nebo přechod na dobu neurčitou).

7. Nežádoucí či neplatná ujednání v smlouvě

Poslední oblastí, kde se chybuje, jsou různá nevhodná ujednání vložená do pracovní smlouvy. Malé firmy někdy do smlouvy zahrnují ustanovení, která jsou právně nevymahatelná či přímo v rozporu se zákoníkem práce. Příkladem je sjednávání smluvních pokut pro případ, že zaměstnanec poruší své povinnosti – takové ujednání je neplatné, protože zákoník práce ukládání pokut zaměstnancům neumožňuje. Podobně nemá smysl do smlouvy vypisovat, jaké konkrétní jednání bude považováno za hrubé porušení kázně s okamžitou výpovědí; ve výsledku by stejně rozhodoval soud podle zákonných kritérií.

Dále není vhodné požadovat po zaměstnanci podpis širokého souhlasu se zpracováním osobních údajů přímo v pracovní smlouvě. Zpracování běžných osobních údajů zaměstnance pro účely pracovního poměru totiž probíhá na základě jiných právních titulů (plnění smlouvy, zákonná povinnost zaměstnavatele apod.), nikoli na základě souhlasu, který by navíc ve vztahu nadřízený–podřízený nebyl považován za svobodně udělený.

Špatně: Pracovní smlouva obsahuje ustanovení: „V případě porušení pracovní kázně uhradí zaměstnanec smluvní pokutu ve výši 5 000 Kč.“

Správně: Pracovní smlouva neobsahuje žádné pokuty pro zaměstnance; k postihu závažného porušení povinností slouží opatření dle zákoníku práce (napomenutí, výpověď, okamžité zrušení při zvlášť hrubém porušení apod.).

Před podpisem smlouvy si proto rozmyslete, jaká ustanovení do ní opravdu patří. Obecně platí, že pracovní smlouva by měla upravovat především výkon práce a základní podmínky zaměstnání. Ostatní záležitosti (jako je např. konkurenční doložka, dohoda o odpovědnosti či o mlčenlivosti) lze řešit samostatnými smlouvami nebo vnitřními předpisy. Pokud si nejste jistí, raději se poraďte s odborníkem nebo využijte automatizovaný systém kontroly smluv, který vás na nevhodná ustanovení upozorní.

Praktické rady

Aby vaše pracovní smlouvy byly v pořádku, držte se několika osvědčených postupů. Především vždy využijte aktuální vzor nebo formulář pracovní smlouvy, který odpovídá platné legislativě. Zákony se postupně mění (například ohledně maximální délky zkušební doby či dalších povinností zaměstnavatele), a tak není vhodné používat zastaralé šablony.

Dále dbejte na pečlivé vyplnění všech podstatných údajů v každé smlouvě. Nikdy nepředpokládejte, že se „to doplní později“ nebo že něco není potřeba písemně uvádět. Raději mějte vše jasně sjednáno na papíře – vyhnete se tím sporům a nedorozuměním v budoucnu.

Malým firmám, které nemají vlastní právní oddělení, se vyplatí nechat si pracovní smlouvu zkontrolovat. Nemusí to znamenat hned drahé právníky – dnes existují online nástroje, které smlouvu prověří automaticky. Například na portálu smlouva.ai můžete jednoduše nahrát pracovní smlouvu a obratem získat seznam chyb či rizikových ustanovení spolu s návrhy úprav, a to za zlomkovou cenu oproti individuální právní konzultaci. Taková preventivní kontrola může ušetřit spoustu starostí i peněz, protože odhalí problémy dříve, než smlouvu předložíte zaměstnanci k podpisu.

Specifika pracovních smluv v malých firmách

Pracovní smlouvy v malých firmách podléhají stejným zákonům jako ve velkých společnostech, ovšem malé podniky často čelí vlastním výzvám. Majitelé malých firem obvykle nemají specializované HR pracovníky či právníky, a tak si smlouvy připravují sami. To může vést k použití nevhodných vzorů stažených z internetu nebo kopírování smlouvy od jiné firmy bez plného porozumění obsahu. Každá firma je však jiná a smlouvu je třeba vždy upravit na míru konkrétní situaci.

V malých firmách také někdy panuje familiárnější atmosféra a vyšší míra důvěry. I když je důvěra mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem důležitá, neměla by nahrazovat písemné ujednání. Právě v přátelském prostředí menší firmy se může zdát zbytečné trvat na formalitách, ale pokud dojde na spor nebo kontrolu úřadů, neformální dohody neobstojí.

Je dobré mít na paměti, že i malý zaměstnavatel může dostat velkou pokutu, pokud poruší pracovněprávní předpisy. Inspektorát práce neomlouvá skutečnost, že firma má jen pár zaměstnanců. Například za nedodržení povinné písemné formy smlouvy či chybějící podstatné náležitosti hrozí pokuta až v řádech statisíců korun, v krajních případech i milionů. Prevence chyb je tedy pro malou firmu zásadní – finanční postih by pro ni mohl být likvidační.

Na druhou stranu, malé firmy mohou reagovat rychleji a flexibilněji. Pokud zjistíte, že vaše stávající vzory smluv nejsou ideální, můžete je snadno upravit pro všechny budoucí zaměstnance. Využijte moderní nástroje (jako zmíněnou online kontrolu smluv) a neváhejte se vzdělávat v základních pracovněprávních povinnostech. Investice času do správně sepsané pracovní smlouvy je nevelká ve srovnání s problémy, které může způsobit špatná smlouva.

Checklist: Co má pracovní smlouva obsahovat

Na závěr si zrekapitulujme nejdůležitější body. Tento kontrolní seznam vám pomůže ověřit, že vaše pracovní smlouva na nic podstatného nezapomněla:

✓ Druh práce	Jasné označení pracovního místa nebo pozice (co bude zaměstnanec dělat).
✓ Místo výkonu práce	Konkrétní místo (adresa) nebo více míst, včetně určení pravidelného pracoviště.
✓ Den nástupu	Datum začátku pracovního poměru; u doby určité i datum jeho ukončení.
✓ Identifikace stran	Údaje o zaměstnavateli a zaměstnanci (jméno/název, adresa, IČO, rodné číslo či datum narození apod.).
✓ Podpisy obou stran	Podpis zaměstnance i zaměstnavatele (ideálně s datem podpisu).
✓ Další ujednání (doporučeně)	Zkušební doba, mzdové podmínky, případně další dohody (např. o mlčenlivosti, konkurenční doložka) podle potřeby.

Projitím tohoto seznamu před podpisem smlouvy získáte jistotu, že jste na nic nezapomněli. Pokud si i přesto nejste jisti správností smlouvy, využijte dostupné zdroje – ať už konzultaci s právníkem, nebo moderní online nástroje na kontrolu smluv. Prevence chyb v dokumentech je vždy levnější a jednodušší než řešení následných sporů.

FAQ

Co musí obsahovat pracovní smlouva?

Pracovní smlouva musí obsahovat zejména tři povinné náležitosti dané zákoníkem práce: druh práce (pracovní pozici), místo nebo místa výkonu práce a den nástupu do práce. Bez těchto údajů je smlouva neplatná. Dále je nutné uvést identifikační údaje zaměstnance a zaměstnavatele a obě strany musí smlouvu podepsat. Mezi další běžné součásti pracovní smlouvy patří například ujednání o zkušební době či mzdové podmínky, i když tyto nejsou povinné (pokud nejsou ve smlouvě, musí o nich zaměstnavatel zaměstnance písemně informovat zvlášť).

Je platná pracovní smlouva bez uvedení mzdy?

Ano, pracovní smlouva je platná i bez uvedení mzdy. Mzda není podle zákona povinnou náležitostí pracovní smlouvy. Pokud mzda (a způsob odměňování, termín výplaty atd.) není přímo v pracovní smlouvě sjednána, je zaměstnavatel povinen písemně sdělit tyto informace zaměstnanci nejpozději do 7 dnů od vzniku pracovního poměru. V praxi mnoho zaměstnavatelů mzdu ve smlouvě uvádí pro větší jistotu obou stran. Je však třeba mít na paměti, že změna mzdy je pak možná jen vzájemnou dohodou (nebo výpovědí s nabídnutím nové smlouvy), zatímco pokud je mzda stanovena mimo smlouvu např. mzdovým výměrem, může ji zaměstnavatel jednostranně upravovat.

Jak dlouhá může být zkušební doba?

Zkušební doba může být maximálně 3 měsíce u běžných zaměstnanců a 6 měsíců u vedoucích zaměstnanců. Od června 2025 se tyto limity prodloužily na 4 měsíce, resp. 8 měsíců u vedoucích pozic. U pracovních poměrů na dobu určitou navíc platí, že zkušební doba nesmí přesáhnout polovinu délky trvání poměru. Zkušební dobu je nutné sjednat písemně nejpozději k datu nástupu zaměstnance, později ji dohodnout nelze. Během zkušební doby mohou obě strany ukončit pracovní poměr prakticky ihned, bez udání důvodu. Pokud však zaměstnanec onemocní v průběhu zkušební doby, běh zkušební doby se o dobu nemoci prodlužuje a v prvních 14 dnech nemoci zaměstnance zaměstnavatel nesmí pracovní poměr ukončit.

Co se stane, když pracovní smlouva na dobu určitou skončí a zaměstnanec pracuje dál?

Pokud pracovní poměr na dobu určitou skončí uplynutím sjednané doby a zaměstnanec pokračuje v práci s vědomím zaměstnavatele i po tomto datu, ze zákona se pracovní poměr změní na dobu neurčitou. Zaměstnavatel tedy nemůže jednoduše nechat zaměstnance „pokračovat“ pár dní navíc a poté tvrdit, že pracovní poměr skončil – jakmile zaměstnanec pracuje po původním konci smlouvy dál, vzniká mu nárok být považován za zaměstnance na neurčito. Proto je důležité hlídat si konec doby určité a včas se rozhodnout, zda poměr prodloužit (oficiálně dodatkem), nebo ukončit.

Může pracovní smlouva obsahovat smluvní pokutu pro zaměstnance?

Ne, smluvní pokuty namířené proti zaměstnanci jsou v pracovní smlouvě neplatné. Zákoník práce nepřipouští, aby zaměstnavatel ukládal zaměstnanci peněžité pokuty za porušení povinností. Postihy za porušení pracovní kázně mohou mít podobu opatření jako je napomenutí, vytknutí nedostatků, případně výpověď nebo okamžité zrušení pracovního poměru, ale finanční sankce (s výjimkou případů hmotné odpovědnosti za škodu) možné nejsou. Pokud tedy do pracovní smlouvy vložíte ustanovení o pokutě, nebude vymahatelné a u soudu by neobstálo.

Jak si mohu zkontrolovat, jestli je moje pracovní smlouva v pořádku?

Nejjednodušší je nechat smlouvu posoudit odborníkem na pracovní právo. Pokud však nemáte po ruce právníka, můžete využít online nástroje pro kontrolu smluv. Například služba na portálu smlouva.ai umožňuje nahrát vaši pracovní smlouvu a automaticky analyzuje její obsah. Během krátké chvíle obdržíte zprávu o tom, zda smlouva obsahuje všechny povinné náležitosti, upozornění na případné chyby nebo neobvyklá ujednání a návrhy na vylepšení. Taková kontrola stojí jen zlomek toho, co individuální právní konzultace, a může vám dát klid, že je vše napsáno správně.

Závěr

Pracovní smlouva je základním stavebním kamenem každého pracovního poměru, a to i v té nejmenší firmě. Vyvarovat se chyb v této smlouvě by mělo být prioritou – prevence je vždy jednodušší než řešení následků. Sedm uvedených chyb patří k nejčastějším, ale dobrá zpráva je, že se jim dá poměrně snadno předejít: stačí věnovat tvorbě smlouvy patřičnou péči, držet se zákonných požadavků a v případě nejistoty si nechat poradit nebo využít chytrý nástroj pro kontrolu.

Neztrácejte čas a nervy s možnými omyly v pracovních smlouvách. Nahrajte svůj dokument do systému Smlouva.ai a nechte si automaticky zkontrolovat pracovní smlouvu – získáte jistotu, že je vše v pořádku, za bezkonkurenčně nízkou cenu a během několika minut.